Dear stress, let’s break up!
Hoewel werkdruk voor een deel subjectief is, bestaan er instrumenten en hulpmiddelen om te werken aan een stressvrije zone.
De eerste fase om te komen tot een stressvrije zone is die van bewustwording. Velen lopen dagelijks de benen van onder hun lijf en komen op het einde van de werkdag tot het besef dat ze er eigenlijk niet toe gekomen zijn wat ze eigenlijk van plan waren. Toch hebben ze niet echt stil gezeten. Zich bewust worden van de huidige werkwijze en het aanzetten tot anders werken is noodzakelijk om te kunnen toetreden tot deze stressvrije zone.
In een volgende fase is het opmaken van een planning van essentieel belang. Een belangrijk hulpmiddel bij de planning is een agenda ter beschikking hebben. Papier of digitaal, maakt helemaal niet uit. Wat voor jou het makkelijkst hanteerbaar is. Neem elke week minstens 30 minuten tijd voor je werkplanning. Doe dit steeds op elke laatste werkdag van de week, dan neem je minder werk ‘mee naar huis’. Met een goede planning neem je de leiding terug over jezelf en wordt je niet langer geleid!
Enkele tips:
- Denk na hoeveel tijd elke taak kost.
- Denk aan je werkritme. Als je meer een ochtendmens bent, doe dan urgente en belangrijke taken in de ochtend.
- Zorg dat je niet afgeleid geraakt.
- Maak een to do list.
- Maak blokken tijd vrij waarvan je besluit dat die onderbrekingsvrij moeten zijn. Zet tijdens die periodes je telefoon uit.
- Geen telefoons meenemen naar vergaderingen.
- Open maar 2x/dag je e-mail.
- Doe de deur van je bureau dicht als dat kan.
- Laat de mensen die je zouden kunnen onderbreken op een of andere manier weten dat je niet gestoord wilt worden.
- Durf neen zeggen.
En hoe vaak gebeurt het niet dat we bezig zijn met iets en iemand je komt onderbreken? ‘Mag ik eens iets vragen?’ of ‘Excuseer, heb je 2 minuutjes?’. Van zodra die vraag wordt gesteld weet je al dat die 2 minuten eigenlijk 10 minuten zijn en eigenlijk heb je geen tijd, maar je kan toch moeilijk neen zeggen? Als leidinggevende wil je namelijk toegankelijk zijn… Een belangrijk hulpmiddel/vraag bij mogelijke onderbrekingen kan zijn ‘Moet ik hier nu aandacht aan besteden?’
Naast bewustwording, een goede planning en het bewust omgaan met onderbrekingen is ook het kunnen stellen van prioriteiten van belang. De prioriteitenmatrix van Eisenhower is hierbij een veelgebruikt schema in trainingen time-management en een handig hulpmiddel om prioriteiten te stellen. ‘Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent’ zei Dr. Eisenhower. De matrix bestaat uit 4 kwadranten die ontstaan door twee tegenstellingen tegenover elkaar te zetten: belangrijk versus onbelangrijk en dringend versus niet dringend. Neem bij elke opdracht/taak de tijd om stil te staan bij deze matrix en op welke plaats je de taak zet. Veel mensen zijn geneigd om belangrijke zaken die in kwadrant 2 (belangrijk en niet urgent) thuishoren, uit te stellen en werken regelmatig in kwadrant 1 (belangrijk en urgent).
Succes!
