Terug naar de essentie
Op de vraag ‘Hoe gaat het?’ krijg je als leidinggevende vaak het antwoord ‘Druk, druk, druk’…
Werkgevers laden de rugzak van de zorgverleners elke dag vol met ballast. Met doelstellingen, opdrachten, verbetertrajecten en vooruitzichten. Altijd maar meer en beter. Maar op sommige momenten is het belangrijk om als leidinggevende stil te staan bij de grenzen van de zorgverleners. Dat we niet kunnen blijven almaar meer vragen, eisen, verlangen van onze zorgverleners. De momenten om te recupereren zijn schaars. En dan knapt de elastiek. Mensen zijn langdurig afwezig, burn-out of melden zich frequenter ziek voor een korte periode omdat ze het niet meer aankunnen. We zijn allemaal mensen, met slechts 1 batterij, waar we het mee moeten doen en die we niet keer op keer kunnen opladen. Dus, kunnen we ons maar beter niet druk maken om kleinigheden maar zoeken we beter samen naar manieren om de druk en de stress op een gezonde manier te beheren en ons te focussen op de essentie…
Het uitgangspunt voor verandering en innovatie is dat er ruimte en tijd wordt gemaakt om te luisteren, zich te focussen op de essentie en een idee daadwerkelijk te testen. De essentie in de zorg is nog steeds kwaliteitsvolle zorg leveren door de juiste mensen op de juiste plaats en het juiste moment in te zetten rekening houdend met het werkvolume, het financiële kader en de belangen van de zorgverleners.
Bij het streven naar een maximale positieve beleving vertrekt men idealiter vanuit een ontevredenheid met de huidige personeelsplanning plus de droom van hoe geweldig het zou kunnen zijn om de droom te verwezenlijken. Vanuit deze gedachte gelooft Zorg ID sterk in een voorafgaande analyse. Een grondige analyse is een belangrijke stap op weg naar verbetering. Objectiveren zorgt ervoor dat gevoelens tastbaar én meetbaar worden. Want alleen zo kan een organisatie er echt mee aan de slag.
De (Quick)Scan personeelsplanning omvat zowel een analyse van het werkvolume, personeelskader als roosterbeleid. Het is tevens mogelijk de drie verschillende analyses afzonderlijk uit te voeren.
Het nauwkeurig analyseren van het werkvolume is een eerste stap om ervoor te zorgen dat het juiste personeel op de juiste plaats en het juiste moment wordt ingezet. Gezien de bewonerspopulatie één van de meest kritische factoren is die het werkvolume beïnvloeden, inventariseert Zorg ID het werkvolume zorg aan de hand van de sub-scores van de Katz-schaal.
Als men echter een volledig beeld wenst van de personeelsplanning, dient men tevens het personeelskader en het roosterbeleid correct te analyseren.
Een analyse van het personeelskader geeft een antwoord op vier cruciale vragen die mee de personeelsplanning beïnvloeden:
- Hoeveel bedraagt het percentage voltijdse, deeltijdse en halftijdse medewerkers?
- Hoeveel medewerkers zijn er?
- Welke kwalificaties hebben de medewerkers?
- Hoeveel bedraagt de bruto/netto factor?
- Hoeveel weekends dient elke medewerker te werken op jaarbasis?
- Hoeveel uur en medewerkers roostert men in tijdens de dag en nacht?
- Hoeveel en welk soort shiften past men toe?
- Hoe is de verlofspreiding geregeld?
Deze analyse geeft ons tevens een antwoord op de vraag of men het juiste personeel toewijst aan de juiste entiteit én of men het juiste personeel inzet op het juiste moment. Tenslotte geeft deze analyse ons ook een antwoord op de vraag of de planning en het roosterbeleid in overeenstemming is met het personeelskader .
Voor elk van bovenstaande factoren vergelijkt Zorg ID waar mogelijk met andere voorzieningen en gaan we na waar optimalisatie mogelijk is.
Gezien zowel het werkvolume als het personeelskader onderhevig zijn aan fluctuaties is een periodieke opvolging noodzakelijk. Wijzigingen in het werkvolume of personeelskader kunnen leiden tot een onevenwicht in de personeelsplanning of zorgorganisatie met alle gevolgen van dien: verhoogd kortdurend ziekteverzuim, gevoel van verhoogde werkdruk, presteren van overuren etc.
Om het werkvolume verder op te volgen stelt Zorg ID de Zorgbarometer voor. Een eenvoudige tool waarmee u als zorgorganisatie het werkvolume in kaart kan brengen en simuleren. Het zorgt ervoor dat u op elk moment het juiste personeel op het juiste moment en de juiste plaats kan inzetten. Bovendien geeft deze tool u ook duidelijk aan in welke mate het werkvolume stijgt of daalt zodat u waar en wanneer nodig de zorgorganisatie, de personeelsplanning of het personeelskader kan aanpassen.
Om het personeelskader op te volgen stelt Zorg ID de Personeelsbarometer voor. Wederom een eenvoudige tool waarmee u als zorgorganisatie het personeelskader kan opvolgen en simuleren. Deze tool zorgt ervoor dat u als organisatie begrijpt wat maakt dat de vooropgestelde planning en dus tevens kwaliteitsvolle zorg in het gedrang komt of dat er ruimte is om de zorgorganisatie naar een hoger niveau te tillen.
