Efficiënt werkgroepen organiseren

Hoewel betrokkenheid en communicatie cruciaal zijn om veranderingen door te voeren, bepaalt de manier waarop men de betrokkenheid creëert vaak het resultaat van de gewenste verandering. Een werkgroep waarbij men onvoldoende heeft nagedacht over de bestaansreden en het doel, is net zo schadelijk als het niet betrekken van uw medewerkers.

Beschouw een werkgroep als een project

Maar al te vaak neemt één spreker (vaak de verantwoordelijke) het woord en luisteren de overige aanwezigen in stilte. Na afloop vragen de deelnemers of deze uren toch zeker gerecupereerd kunnen worden. Alsof het presteren van overuren nog de enige motivatie is wat maakt dat men aanwezig is.

Bij het organiseren van een (nieuwe) werkgroep dient men zich steeds af te vragen:

• Wat maakt dat deze werkgroep noodzakelijk is?
• Wie is idealiter betrokken bij deze werkgroep?
• Waar zal men deze werkgroep organiseren?
• Wanneer en hoe vaak zal men deze werkgroep organiseren?
• Wat is de beste werkvorm voor deze werkgroep?

De meest essentiële vraag is in welke mate het organiseren van een werkgroep noodzakelijk is. Van de deelnemers verwacht men namelijk een inspanning op het vlak van tijdsbesteding, voorbereiding, verplaatsing… Onnodige werkgroepen werken demotiverend en soms zelfs frustrerend.
Eenmaal dit duidelijk is, is het belangrijk om dit niet enkel te communiceren naar de leidinggevenden maar ook naar de medewerkers, gebruikers en andere betrokken actoren. Elk van hen hoort te weten waar de organisatie aan werkt en met welk doel. Want finaal zullen zij degene zijn die de veranderingen ook effectief zullen moeten doorvoeren.

“Most people do not listen with the intent to  understand; they listen with the intent to reply.”

Voor het slagen van werkgroepen en veranderingstrajecten is actief luisteren essentieel. Het stellen van de juiste vragen helpt inzicht krijgen in hoe de deelnemers denken over bepaalde aspecten. Bovendien helpt het jou beter om te gaan met eventuele weerstand. De LSD (luisteren – samenvatten – doorvragen)-techniek kan daarbij helpen.

Actief luisteren betekent tevens dat men de deelnemers eraan herinnert dat het gebruik van een gsm of telefoon de vergadercultuur niet ten goede komt. Als organisatie kan je de keuze maken om streng op te treden doch leuker is om dit positief aan te pakken met humor. Het doel blijft echter wel het vermijden dat medewerkers op hun gsm tokkelen tijdens de werkgroep.

Impact op de netto factor

Het invoeren van werkgroepen heeft een grotere impact op de netto factor dan men vaak denkt. Een organisatie met bijvoorbeeld 4 afdelingen, wenst te starten met een werkgroep wondzorg. Elke afdeling vaardigt twee verpleegkundigen af. Ook de vier hoofdverpleegkundigen, de kwaliteitscoördinator en de directeur zijn aanwezig. In totaal zijn er dus 14 personen betrokken. Het idee is om elke twee maanden gedurende twee uur samen te komen met als doel te komen tot een wondzorgprotocol in de organisatie. Tijdens de zomervakantie plant men geen werkgroep. Dit komt neer op 5 bijeenkomsten per jaar. In totaal betekent dit een investering van 140 uur per jaar. Als organisatie is het dus verantwoord en niet meer dan normaal om een return on investment (ROI) te verwachten.

Wanneer deze uren bovendien niet gebudgetteerd zijn en deze bovenop het uurrooster worden gepresteerd (zijnde buiten de gepresteerde shiften), dan zal het aantal overuren stijgen. Het berekenen van de impact op de netto factor is dus essentieel alvorens te starten met een werkgroep. De vraag die men zich vervolgens dient te stellen is of men hier budget en tijd voor heeft.

Tien tips voor een efficiënte en leuke werkgroep

1. Zorg voor vrolijke kleuren in de ruimte waar de werkgroep doorgaat.
2. Voorzie de muren van leuke inspirerende quotes.
3. Start de werkgroep met een positieve ervaring.
4. Schakel gsm’s en telefoontoestellen steeds uit.
5. Splits een grote werkgroep op in kleinere groepen om dingen uit te werken.
6. Zorg dat er steeds een agenda en verslag is.
7. Durf mensen uit de werkgroep verwijderen indien zij onvoldoende actief deelnemen.
8. Rooster een werkgroep steeds bovenop het aantal noodzakelijke zorguren in.
9. Budgetteer het aantal uren werkgroepen en ga na welke impact dit heeft op uw netto factor.
10. Sta recht of wandel in plaats van neer te zitten.

Meer weten?

• Wenst u advies omtrent de organisatie van uw werkgroepen/teamvergaderingen of vergaderingen?
• Wenst u te weten welke impact dit heeft op uw netto factor?
• Wenst u te weten hoe u zich positioneert ten aanzien van andere organisaties wat betreft het aantal uren u investeert in werkgroepen?
• …

Neem dan vandaag nog contact op met Zorg ID. Wij helpen jou graag verder naar een succesvolle werkgroep!