Hoeveel personeel hebben we nodig?
Als consultant heb ik de voorbije jaren frequent de vraag gekregen van zorgorganisaties hoeveel personeel ze nodig hebben.
Hoewel ik de eerste ben die waar mogelijk tracht te objectiveren en analyseren, is het formuleren van een antwoord op deze vraag niet zo eenvoudig.
Goede huisvader
We gaan ervan uit dat elke zorgorganisatie als een goede huisvader de best mogelijke zorgen nastreeft. Gezien de beperkte financiële middelen, is het vaak een uitdaging om dit te realiseren. Zich wentelen in zelfbeklag komt echter niemand ten goede en is dus geen optie. Met de nodige creativiteit streven zorgorganisaties dagelijks naar kwaliteitsvolle zorg rekening houdend met de behoeften van de bewoner, de belangen van de medewerkers en het vooropgestelde financiële kader.
Met de vraag ‘Hoeveel personeel hebben we nodig?’ bedoelt men feitelijk vaak ‘Kunnen we het met minder personeel?’ of ‘Hebben we meer personeel nodig?’
Gezien de personeelskost de grootste uitgavenpost vertegenwoordigt in elke zorgorganisatie, dient men bij de tweede vraag steevast eerst na te gaan of een eventuele uitbreiding van de personeelsequipe verantwoord is.
Indien een uitbreiding van de equipe geen optie is, dient men zich de vraag te stellen hoe men binnen het vooropgestelde financiële kader toch de best mogelijke zorgen kan leveren. Om elkaar te inspireren, gaat men idealiter in dialoog. Door vragen als ‘Wat maakt dat jullie dit zo doen?’ en ‘Wat maakt dat wij het anders doen?’ worden organisaties zich opnieuw bewust van nieuwe toepassingsmogelijkheden binnen het financiële kader waarover men beschikt.
Om een antwoord te kunnen formuleren op de eerste vraag, dient men steeds een grondige analyse uit te voeren van zowel het personeelskader, het roosterbeleid als het werkvolume.
Benchmark
Mensen zijn voortdurend op zoek naar vergelijkende informatie. Of het nu gaat over kleding, het uiterlijk, de auto of het huis. Vergelijken met anderen kan helpen om de eigen situatie scherp te krijgen maar laat ons eerlijk zijn, vaak vergelijken we appels met peren.
Uiteraard is het interessant om te weten hoe andere zorgorganisaties omgaan met hun personele middelen. Alleen stopt de vergelijking vaak bij het aantal bruto fulltime equivalenten en de zorgbehoevendheidsgraad. Het resultaat van zo’n benchmark is vooral: wij doen het met 20 fte en de benchmark doet het met 20,8 fte. En dan…
Door er automatisch van uit te gaan dat twee organisaties met eenzelfde aantal bruto fulltime equivalenten en zorgbehoevendheidsgraad dezelfde kwaliteitsvolle zorg bieden, begeeft men zich op drijfzand. Vergelijken kan pas als men dezelfde taal spreekt. Het belang van een juiste benchmark is dus essentieel.
Als het gaat over vergelijken van personeel en personeelsinzet, dient men eerst de samenstelling van het personeelskader in kaart te brengen. Een andere samenstelling betekent ook vaak andere mogelijkheden naar personeelsinzet.
- Hoeveel bedraagt het percentage voltijdse, deeltijdse en halftijdse medewerkers?
- Hoeveel bedraagt de netto factor? (zie ook ‘Het opvolgen van uw personeelskader? Essentieel voor een succesvol uurrooster!’)
- Hoeveel medewerkers zijn er?
- Wat is de gemiddelde leeftijd?
- Welke kwalificaties hebben de medewerkers?
- Welke competenties hebben de medewerkers?
- Hoeveel bedraagt de gemiddelde afstand woon-werkverkeer?
- Wat is de gezinssituaties van de medewerkers (alleenstaand, gescheiden, gehuwd, kinderen…)?
- …
- Aantal te werken weekends per medewerker op jaarbasis
- Aantal uren en medewerkers die men inzet tijdens de dag en nacht
- Toepassing betaalde pauze
- Soort toegepaste shiften
- Verlofspreiding
- Inzet van jobstudenten
- …
Eenmaal men het personeelskader en roosterbeleid goed in kaart heeft gebracht, kan men het werkvolume analyseren. Pas dan kan men stellen of men meer of minder personeel heeft in verhouding tot andere organisaties met eenzelfde werkvolume.
Conclusie
Om zorgorganisaties en afdelingen correct met elkaar te vergelijken is een juiste en nauwkeurige analyse nodig en dit van zowel het werkvolume, het personeelskader als het roosterbeleid. Als een benchmark stopt bij het vergelijken van het aantal bruto fulltime equivalenten of zorgbehoevendheidsgraad heeft het iets treurig. Om elkaar te inspireren, dient men bovendien in dialoog te gaan en open vragen te stellen.
Tenslotte schuilt het geluk van een organisatie zich niet enkel in cijfers doch ook in de manier waarop men met elkaar omgaat.
Neem dan vandaag nog contact op met Zorg ID. Wij helpen jou graag verder naar een succesvolle benchmark!
