De utopie van de alomvattende werkvolumetool
Tot op heden hanteren vele woonzorgcentra de zorgbehoevendheidsgraad als belangrijkste parameter om het werkvolume zorg in kaart te brengen en zichzelf te vergelijken met andere woonzorgcentra. Uit diverse onderzoeken is echter gebleken dat deze parameter onvoldoende nauwkeurig is om het werkvolume zorg te bepalen en zich correct te positioneren.
Subjectief
Werkvolume en werkdruk – twee begrippen die men vaak door elkaar gebruikt en toch hand in hand gaan. Als het werkvolume stijgt, zal hoogstwaarschijnlijk ook de werkdruk stijgen.
Werkdruk kan gedefinieerd worden als de verhouding tussen de beschikbare tijd en de benodigde tijd. De component ‘benodigde tijd’ is de tijd die een persoon nodig heeft om een taak of takenpakket te voltooien. Het is echter mogelijk dat persoon X meer tijd nodig heeft om een taak te verrichten dan persoon Y. De benodigde tijd is dus niet voor iedereen gelijk, zij is persoonsgebonden. De ‘beschikbare tijd’ voor een taak of takenpakket is gebaseerd op vermoedens over de tijd waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat deze voldoende is om de taak of het takenpakket te voltooien. Dit houdt in dat de beschikbare tijd gebaseerd is op ervaringsgegevens en dat het als het ware een norm is waaraan moet worden voldaan. De beschikbare tijd kan men tevens definiëren als het werkvolume. De component beschikbare tijd oftewel werkvolume is hiermee ook een subjectief begrip.
Utopie
Zorg verlenen kan men beschouwen als een partnership tussen zorgvrager en -verlener. Een relatie waarbij verbondenheid, respect, communicatie, acceptatie en vertrouwen cruciaal staan. Zorg is geen product maar een dienst. Niemand maakt zorg, je kunt het niet op voorraad hebben en uitleveren. Een zorgvrager is geen inkopende en kiezende partij, maar kwetsbaar en afhankelijk.
Het volledig in kaart brengen van het werkvolume zorg is dus een utopie. Achter iedere zorgvraag staat immers een kwetsbaar en afhankelijk individu met een persoonlijke behoefte. Behoefte aan zorg, kan je dus onmogelijk uitdrukken in een sectorgemiddelde of aantal uren.
Het feit dat werkvolume zorg en werkdruk begrippen zijn die men niet exact kan meten, mag geen argument zijn voor zorgorganisaties om deze niet kaart te brengen en/of bespreekbaar te maken. Werkgevers hebben immers de verantwoordelijkheid om het werk zodanig te organiseren opdat de werknemers hun werkzaamheden goed en gezond, kunnen verrichten.
Elke zorgorganisatie streeft naar kwaliteitsvolle zorg rekening houdend met het financiële en personele kader. Een hoog kortdurend ziekteverzuim of een gevoel van een verhoogde werkdruk zijn indicatoren dat het personeelskader mogelijks onvoldoende is afgestemd op het werkvolume.
Objectiveren
Het deels objectiveren van het werkvolume kan dienen als basis om over de gevoelde werkdruk in dialoog te gaan. Het verschaft een organisatie inzicht maar is geenszins heiligmakend.
Om zich als zorgorganisatie correct te positioneren, dient men de verschillende factoren die het werkvolume beïnvloeden, zo nauwkeurig mogelijk in kaart te brengen. Een analyse van het uurrooster, leert ons vervolgens of men het juiste personeel op de juiste plaats en het juiste moment inzet.
Naast de subjectieve factor, hebben onderstaande vijf factoren tevens een belangrijke impact op het werkvolume zorg:
- De bewonerspopulatie
- De architectuur en infrastructuur
- De middelen waarover men beschikt
- De hoeveelheid aan taken die men toewijst aan de zorgmedewerkers
- De manier waarop men de taken uitvoert
Bewonerspopulatie
De bewonerspopulatie is één van de meest kritische factoren die het werkvolume beïnvloeden. Veelal gebruiken zorgorganisaties de zorgbehoevendheidsgraad als parameter om de bewonerspopulatie in kaart te brengen. Dit is de verhouding van het aantal bewoners met een D/B/C/Cd/Cc-profiel ten opzichte van het aantal aanwezige bewoners.
Een stijging van de zorgbehoevendheidsgraad kan een indicatie zijn voor een stijging van de personeelsbehoefte doch is onvoldoende nauwkeurig om een gefundeerde uitspraak te doen over het werkvolume. Twee zorgorganisaties met eenzelfde zorgbehoevendheidsgraad kunnen namelijk een geheel verschillende bewonerspopulatie huisvesten. Om een nog beter beeld te krijgen van het werkvolume, kijkt men idealiter tevens naar de verhouding van de verschillende Katz-scores ten aanzien van de aanwezige bewoners. Hoe meer C/Cd-profielen er aanwezig zijn, hoe meer fysieke zorgen.
Sub-scores
Omdat ook de Katz-scores nog te weinig gedetailleerd zijn om het werkvolume zorg in kaart te brengen, brengt men idealiter ook de onderliggende sub-scores van de Katz-schaal in kaart. Twee bewoners met eenzelfde Katz-score kunnen door verschillende sub-scores een ander werkvolume genereren. De sub-scores omvatten de scores voor wassen, kleden, transfer en verplaatsing, toiletbezoek, continentie, eten, oriëntatie in tijd en ruimte. Elk van deze parameters kan men scoren van 1 (volledig onafhankelijk) tot 4 (volledig afhankelijk) en bepalen mee het werkvolume tijdens de verschillende piekmomenten van de dag. Hoe meer bewoners volledig afhankelijk zijn voor de verschillende parameters, hoe groter het werkvolume en hoe groter de personeelsbehoefte tijdens de ochtend, middag en/of avond.
Een wijziging van de sub-scores betekent niet noodzakelijk een verandering van de Katz-score doch wel een wijziging van het werkvolume. Het opvolgen van de sub-scores kan dus als basis dienen om het werkvolume zorg bespreekbaar te maken. Het opvolgen van de Katz-scores is vooral belangrijk vanuit financieel perspectief.
Verpleegkundige scores
De sub-scores focussen zich vooral op de zorg maar brengen geenszins het verpleegkundig werkvolume in kaart. De meest voorkomende verpleegkundige handelingen in een woonzorgcentrum zijn het toedienen van geneesmiddelen en injecties, wondzorg en bloedafnames. Gezien vooral de frequentie van deze handelingen het verpleegkundig werkvolume bepalen, kan men volgende parameters in kaart brengen en opvolgen:
- Aantal toedieningsmomenten van de geneesmiddelen
- Aantal prestaties per type wonde (eenvoudige, complexe en specifieke)
- Aantal injecties (subcutaan, intramusculair en intraveneus)
- Aantal bloedafnames (arterieel, veneus of capillair)
Uiteraard zijn er nog tal van andere factoren die het werkvolume zorg beïnvloeden zoals het aantal huisartsbezoeken, het aantal beloproepen, het aantal overlijdens etc. Het kan echter niet de bedoeling zijn dat het werkvolume toeneemt door eindeloos te registreren rekening houdend met het feit dat men er nooit zal in slagen het werkvolume volledig in kaart te brengen. Objectiveer enkel die factoren die het werkvolume zorg sterk beïnvloeden en heb vooral aandacht voor actieve communicatie binnen het team. Want niet alles wat je kunt meten heeft waarde en de dingen die echt waarde hebben kun je meestal niet meten.
Takenpakket
Organisaties met een quasi exact dezelfde bewonerspopulatie kunnen alsnog een verschillend werkvolume hebben door de hoeveelheid aan taken die men aan het zorgpersoneel toekent alsook door de manier waarop men deze taken organiseert. Naast het objectiveren van de bewonerspopulatie, is het in kaart brengen van het takenpakket dus noodzakelijk om zich te positioneren wat betreft het werkvolume.
Een goede organisatie van de zorg betekent dat men streeft naar eenvoudige zorgprocessen. Een chaotische ochtend- en avondzorg zorgt voor stress en komt niemand ten goede. ‘Lean’ heeft als primaire focus het elimineren en voorkomen van verspillingen in processen. Verspillingen zorgen voor oponthoud, heen en weer lopen en navragen met als gevolg een verhoogde werkdruk.
Maar, het spreekt voor zich dat je zelfs met de beste organisatie en planning soms in de problemen komt en de werkdruk door iedereen als hoog wordt ervaren. Dit zijn vaak dingen die je als leidinggevende niet in de hand hebt. Zaken zoals overlijden of een plotselinge achteruitgang van een bewoner kunnen het ideale ochtendritueel verstoren en kunnen dus zorgen voor stress en het verhogen van de werkdruk.
Architectuur en infrastructuur
Tenslotte heeft ook de architectuur en infrastructuur van een zorgorganisatie een invloed op de efficiëntie van de zorgprocessen en bijgevolg het werkvolume voor de zorgverleners. Deze factor is een constante waardoor een éénmalige analyse volstaat. De vraag stelt zich echter in welke mate een organisatie bereid is om meer personele middelen in te zetten omwille van de architectuur of infrastructuur…
Conclusie
Gezien werkvolume deels subjectief is en vele factoren het werkvolume beïnvloeden, is het quasi onmogelijk om een volledig en correct beeld te krijgen van het werkvolume zorg. Dit mag echter geen reden zijn voor zorgorganisaties om het werkvolume zorg niet te objectiveren en op te volgen. Om werkdruk aan te pakken, dient elke zorgorganisatie waar mogelijk het werkvolume te objectiveren en bespreekbaar te maken.
Het inventariseren van de sub-scores en verpleegkundige scores alsook het in kaart brengen van het takenpakket maakt dat zorgorganisaties zich beter kunnen positioneren wat betreft het werkvolume zorg.
Het hanteren van zogenaamde werkvolumetools die bepalen hoeveel uur zorg men nodig heeft, zijn gevaarlijk omdat medewerkers hierdoor het gevoel zullen hebben niet begrepen te worden.
Studie
Omdat Zorg ID zich wil positioneren als netwerkorganisatie, organiseren we een grootschalige studie rond werkvolume zorg in woonzorgcentra. Deze studie omvat een analyse van
- de sub-scores per afdeling
- de verpleegkundige scores per afdeling
- het takenpakket van het zorgpersoneel – welke taken behoren doorgaans tot het takenpakket van het zorgpersoneel?
- de organisatie van de mondelinge overdracht per afdeling – hoeveel tijd besteden organisaties gemiddeld per dag per bewoner aan mondelinge overdracht?
Door deelname zal u zich beter kunnen positioneren ten aanzien van andere woonzorgcentra. Bovendien stelt het u in staat om intern afdelingen te positioneren ten opzichte van elkaar wat betreft de bewonerspopulatie.
Voor de deelname en verwerking van de resultaten, vragen wij een beperkte bijdrage van 85€ per organisatie. Elke deelnemende organisatie ontvangt een beknopt individueel rapport per e-mail met resultaten per afdeling. Deze kan als basis dienen om het werkvolume in uw zorgorganisatie bespreekbaar te maken.
Een samenvattend rapport zal verschijnen op de website www.zorg-id.be vanaf 1 februari 2018. Hierdoor zal u zich kunnen positioneren ten aanzien van andere woonzorgcentra.
Interesse om deel te nemen? Stuur dan een e-mail naar info@zorg-id.be met uw gegevens en wij nemen binnen de 48 uur telefonisch contact met u op! Deelnemen kan tot en met 15 januari 2018.
